Datenschutzhinweise für das Stipendienprogramm nach Art. 13 DSGVO

1. Verantwortliche Stellen und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Seema Sodhi-Kaempfer / Hans-Christian Kaempfer
Breite Straße 17
57076 Siegen
scholarships@project-educate.com

Datenschutzbeauftragter: Seema Sodhi-Kaempfer / Hans-Christian Kaempfer scholarships@project-educate.com

2. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung des Stipendienprogramms.
Dazu gehören insbesondere:

• Entgegennahme und Prüfung von Bewerbungen;
• Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern;
• Auswahl von Stipendiatinnen und Stipendiaten;
• Dokumentation von Auswahlentscheidungen;
• Verwaltung bewilligter Stipendien einschließlich etwaiger Zahlungen;
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir erheben nur die Daten, die für diese Zwecke erforderlich sind.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Bewerbung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Personenstammdaten: Name, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer;
• Kontaktdaten: private E-Mail-Adresse, postalische Anschrift, Festnetz- bzw. Mobilrufnummer;
• Angaben zu Ausbildung, Studium und Lebenslauf;
• Bewerbungsunterlagen und Nachweise;
• Korrespondenz;
• Interviewnotizen;
• Bewertungs- und Entscheidungsunterlagen;
• Zahlungsdaten, soweit ein Stipendium bewilligt wird.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten,
Angaben zur Religion, politischen Meinung oder ethnischen Herkunft, werden nicht gezielt angefordert,
sofern sie nicht ausnahmsweise für die Durchführung des Stipendienprogramms erforderlich sind.

Werden solche Angaben freiwillig oder unbeabsichtigt übermittelt, verarbeiten wir sie nur,
soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, je nach Verarbeitungsvorgang, auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des
  Bewerbungsverfahrens oder eines Stipendienverhältnisses erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir ein berechtigtes Interesse an der
  Organisation, Durchführung und Dokumentation eines fairen Auswahlverfahrens haben;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzlichen Pflichten unterliegen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Soweit ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies
nur auf Grundlage einer einschlägigen Erlaubnis nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten nur Personen, die an der Durchführung, Auswahl
oder Verwaltung des Stipendienprogramms beteiligt sind und die Daten hierfür benötigen.

Eine Weitergabe kann insbesondere erfolgen an:

• externe Gutachter, Berater oder Partner, soweit dies für das Auswahlverfahren erforderlich ist;
• IT- und Cloud-Dienstleister, insbesondere zur Dokumentenverwaltung und Kommunikation;
• Zahlungsdienstleister oder Banken, soweit ein Stipendium bewilligt wird;
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

6. Spätere Übertragung auf eine gemeinnützige Gesellschaft

Es ist vorgesehen, dass das Stipendienprogramm künftig durch eine hierfür gegründete gemeinnützige
Gesellschaft fortgeführt oder verwaltet wird.

In diesem Fall können Bewerbungs- und Stipendiendaten an diese Gesellschaft übermittelt werden,
soweit dies für die Fortführung, Verwaltung oder Dokumentation des Stipendienprogramms erforderlich
ist und datenschutzrechtlich zulässig erfolgt.

7. Internationale Datenübermittlungen

Soweit wir cloudbasierte IT-Dienstleister einsetzen, kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener
Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. In diesem Fall
stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für eine solche Übermittlung eingehalten
werden, insbesondere durch geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist.

Grundsätzlich gelten folgende Fristen:

• Im Falle einer Ablehnung werden sämtliche personenbezogenen Daten spätestens nach Ablauf von
  12 Monaten gelöscht.
• Im Falle einer Zusage werden die personenbezogenen Daten aus dem Antrag sowie der Zuwendungsbescheid
  für die Dauer des Förderzeitraumes verarbeitet. Eine Löschung erfolgt zwei Jahre nach Abschluss
  des Förderverfahrens, jedoch frühestens zwei Jahre nach der letzten Leistung innerhalb des Förderverfahrens.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit hierfür ein dokumentierter und datenschutzrechtlich
zulässiger Grund besteht, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Erhalt der Sie betreffenden und von Ihnen bereitgestellten Daten sowie auf
  Übermittlung dieser Daten an andere Verantwortliche gemäß Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar;
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
  gemäß Art. 21 DSGVO, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung(en) bis zum Widerruf
  erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird/werden. Bitte beachten Sie, dass auch im Falle eines
  Widerrufs die Datenverarbeitung gegebenenfalls auf eine andere Rechtsgrundlage gestützt werden kann.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Die Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

11. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig. Ohne die für die Bewerbung
erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht prüfen und kein Stipendium vergeben.

14. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, insbesondere wenn sich das Stipendienprogramm,
die Datenverarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Wortlaut der Einwilligungserklärung

Ich habe die Datenschutzhinweise anlässlich der Bewerbung um ein Stipendium gelesen und willige
in die damit verbundene Datenverarbeitung ein. Diese Einwilligung bezieht sich ausdrücklich auch
auf die Tatsache, dass Angaben zur rassischen und ethnischen Herkunft meiner Person verarbeitet
werden, sofern und soweit ich diese bereitstelle.

Mir ist bewusst, dass die oben genannte Einwilligung freiwillig ist und ohne Nachteile verweigert
oder jederzeit auch ohne Angaben von Gründen widerrufen werden kann. Ich weiß, dass im Falle eines
Widerrufs die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Ich kann
meinen Widerruf an die in den Datenschutzhinweisen genannte Kontaktadresse richten.

Mit Einreichung meiner Bewerbung sichere ich zu, alle darin etwa enthaltenen Daten Dritter,
insbesondere aber nicht abschließend Daten Angehöriger/Kinder, rechtmäßig erhoben zu haben und
berechtigt zu sein, diese an Project Educate zum Zwecke der Bearbeitung meiner Bewerbung zu übermitteln.

Mir wurden die Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Bewerbung
um und Gewährung eines Stipendiums zur Verfügung gestellt.